Títulos a Pagar
A interface Títulos a Pagar permite o lançamento, o controle e a liquidação de títulos financeiros. Acessível através do menu Título Financeiro > Título a Pagar do SAGRES Financeiro Desktop.
Título a Pagar - Menu
São pré-requisitos para a geração de Títulos a pagar, os cadastros de: Autorização de usuários por empresa, Empresa, Fornecedor, Moeda, Centro de custo e Plano de Conta. A função de cada um destes itens será explicado mais adiante neste manual.
Nesta página abordaremos o Lançamento e a Visualização dos títulos a pagar.
Atenção
Nota 1:
As funções básicas do menu Registro e da barra de ferramentas são compatíveis com a interface Título a pagar. A descrição detalhada dessas funções, padronizadas em todos os programas do sistema SAGRES, encontra-se em barra de ferramentas.
Nota 2:
Para tornar o passo a passo do preenchimento de um título a pagar mais legível, considerando a diversidade de informações necessárias para o cadastramento de nomes, as instruções para utilização das interfaces necessárias para este cadastramento estão destacadas no link Tabelas e cadastros básicos. As interfaces para cadastramento de nomes são genéricas a todos os programas do sistema SAGRES.
Interface Título a pagar
Acessando o menu informado no início desta página, o sistema irá exibir a interface a seguir. Esta interface permite ao usuário visualizar e efetuar o lançamento manual de títulos financeiros a pagar.
Título a Pagar - Interface
Visualização de Títulos financeiros a pagar
A parte superior da interface é destinada a pesquisa de títulos. O usuário pode realizar esta busca por Fornecedor ou por Razão social, alternando o marcador nos campos. Uma outra maneira é pelo Número específico do título, pelo Número da nota fiscal emitida ou então pesquisar por títulos com Vencimento entre as datas.
E caso o usuário deseje refinar ainda mais a pesquisa, a moldura Listar títulos fornece caixas de seleção que possibilitam filtrar a pesquisa através da situação dos títulos.
Título a pagar - Filtros de pesquisa
As situações dos títulos podem ser:
-
A vencer: Significa que ainda não foi pago, mas está dentro do prazo de vencimento;
-
Pago: O título está quitado;
-
Atrasado: Indica que o título ainda não foi pago e o prazo de vencimento já passou;
-
Pagamento a compensar: Um título necessita de compensação sempre que o mesmo for pago através de um
documento financeiro que precise deste procedimento. Para saber quais documentos possuem esta necessidade, o usuário deve acessar a interface
Tipo de documento financeiro, localizado no menu
Tabela > Tipo de documento financeiro;
-
Pendente: Quando um título é pago com um documento financeiro que precisa ser compensado e então é apresentado, se ele for recuperado obterá a condição de pendente. Simbolizando que ele passou por este procedimento e ainda não foi pago;
-
Renegociado: Indica que o título foi alterado em negociação entre os envolvidos;
-
Sem valor: Indica que o título foi registrado sem um valor ou que recebeu um abatimento equivalente a 100% de seu valor, no segundo caso, este abatimento pode ser visualizado na pasta
Detalhes;
- Cancelado: Títulos podem ser cancelados acionando a função Cancelar título
presente no menu Registro e na barra de ferramentas ou através do cancelamento de um contrato o qual foi o originou;
Atenção
Nota 1:
Se um Contrato for cancelado, todos os títulos financeiros que representam parcelas deste contrato serão cancelados automaticamente.
Nota 2:
Um título só pode ser cancelado se ainda não tiver sido pago.
Após aplicar todos os filtros que julgar necessário para realizar a busca, o usuário deve acionar o botão Recuperar, no menu
Registro ou na barra de tarefas, o sistema retornará os títulos que atendem aos critérios estabelecidos, sejam os lançados automaticamente pelo programa através das interfaces de geração de contratos, quanto aos títulos registrados manualmente pelo usuário. Caso não exista um título que corresponda
aos filtros, o sistema permitirá a criação de um novo título.
Após realizar a busca, os títulos serão mostrados na lista em ordem ascendente de data de vencimento, entretanto é permitido ao usuário modificar essa ordem de listagem. Para modificar a ordenação basta clicar no cabeçalho de cada uma das colunas. Desta forma, a lista pode ser ordenada pelo número dos títulos, descrição, data de vencimento e valor.
Quando um dos títulos retornados for selecionado, ele terá suas informações exibidas na área inferior da interface. Esta seção possui diversas pastas e campos cada uma delas retorna detalhes específicos sobre o título selecionado.
A primeira pasta, Título a pagar, possui as informações gerais sobre o título, como a Descrição, o Fornecedor, o Tipo do Título, o Número identificador e outras informações.
A pasta Detalhe mostra todos os eventos de créditos e débitos gerados neste título, sendo que cada um deles possui um Plano de conta e um ou mais Centros de Custos associados. No caso de existir mais de um centro de custo associado
ao evento, será indicado o percentual que cabe a cada centro.
A pasta Dados de reembolso é preenchida pelo sistema quando o reembolso for gerado e traz as informações referentes aos títulos que geraram este título de reembolso.
Observações é uma pasta dedicada à escrita de informações extras que o usuário julgue como necessárias, exemplo: caso não existir dinheiro em caixa para pagar um título totalmente, o usuário pode informar os motivos desta situação. Os Dados da nota fiscal do título são emitidos na pasta de mesmo nome.
A pasta Dados de pagamentos detalha a quantidade que foi paga e o modo de pagamento,
caso o título não tenha seu pagamento parcial ou integral confirmado, esta pasta estará desabilitada.
A pasta Dados da liberação informa a data da liberação e o motivo pelo qual o título foi liberado, caso não haja liberação de valores do título, está pasta não será habilitada.
A pasta Documentos Estornados/devolvidos contém as informações do estorno ou devolução dos documentos financeiros com os quais o pagamento do título foi feito. O motivo do estorno pode estar presente ou não.
Título a pagar - Busca realizada
Lançamento Manual de
Títulos Financeiros a Pagar
Para lançar um novo título financeiro o usuário deverá utilizar a função Inserir, presente no menu Registro e na barra de ferramentas. O sistema habilitará para edição as pastas Título a pagar, Detalhes, Dados de Reembolso, Observações, Dados da Nota Fiscal com seus respectivos campos.
Para efeito de demonstração do lançamento de um título financeiro a pagar será utilizado um exemplo de valores a serem pagos a um prestador de serviços. A abaixo descrevemos os passos para a inserção de um título financeiro.
Atenção
Os campos marcados com * são de preenchimento obrigatório.
1º passo – Descrição do título:
O primeiro passo para o lançamento de um título financeiro é o preenchimento do campo Descrição*, da pasta Título a pagar no nosso exemplo "Confecção de fardas para funcionários".
Lançamento de título a pagar - Título a pagar - Descrição
2º passo – Definição do fornecedor:
Informar no campo Fornecedor* da pasta Título a pagar, a pessoa física ou jurídica para qual será emitido o título financeiro a pagar. Para isso, o fornecedor deve necessariamente estar cadastrado no sistema.
Para pesquisar um fornecedor, o usuário poderá utilizar a função Pesquisar localizado no menu Registro ou a apertar a tecla F2 ou o ícone Pesquisar da barra de ferramentas.
Em qualquer um das opções uma lista dos fornecedores será exibida, para selecionar é preciso dar um duplo clique sobre o nome do fornecedor a qual deseja inserir no cadastro.
Lançamento de título a pagar - Título a pagar - Fornecedor
Atenção
Nota 1:
Para cadastrar nomes de fornecedores ainda não registrados na base de dados, deve ser utilizada a interface presente no menu Cadastro > Fornecedor > Pessoa física ou Cadastro > Fornecedor > Pessoa jurídica.
Nota 2:
O sistema SAGRES utiliza para identificação o CPF para pessoas físicas e do CNPJ para pessoas jurídicas.
3º passo – Definição da moeda:
Uma outra informação a ser cadastrada é o tipo de moeda para indexação do valor do título financeiro, para isso o usuário deverá selecionar um tipo entre os itens da lista, os tipos de moedas são cadastrados na tabela Moeda.
Se for necessário efetuar o cadastro de uma moeda para indexação de valores de títulos financeiros, que ainda não conste da tabela Moeda, siga as instruções existentes na página referente ao Cadastro de Moedas.
Lançamento de título a pagar - Título a pagar - Moeda
4º passo – Percentual de juros e multa por atraso:
Na pasta Título a pagar, respectivamente nos campos Juros (%) e Multa (%), é possível informar um percentual de juros ao dia a ser pago em caso de atraso de pagamento do título, assim como um percentual a ser calculado sobre o valor do título
à guisa de multa por atraso de pagamento. Esses percentuais serão calculados sobre o valor da parcela e o controle sobre o lançamento será feito automaticamente pelo programa. No nosso exemplo para o percentual de juros foi definido 1% e para a multa 10%. Ambos campos podem ser deixados em branco por não serem informações obrigatórias.
Lançamento de título a pagar - Título a pagar - Juros e Multas
5º passo – Data de vencimento do título financeiro:
O usuário deve informar no campo Vencimento, da pasta Título a pagar, o dia, mês e ano (na forma dd/mm/aaaa) de vencimento do título financeiro. No nosso exemplo a data de vencimento do título foi definida para 04/10/2019. O programa habilita no campo de informação de data de vencimento a função F2 para acesso à tela de calendário, que permite ao usuário a seleção de datas.
Lançamento de título a pagar - Título a pagar - Vencimento
6º passo – Mês e ano de referência:
No campo Mês ref, da pasta Título a pagar, informe o mês e ano de referência na forma mm/aaaa. No nosso exemplo o mês/ano de referência foi definido como sendo 09/2019.
Lançamento de título a pagar - Título a pagar - Mês e ano de referência
7º passo – Informação do valor original:
No campo Valor original*, da pasta Título a pagar, é preciso informar o valor do evento que deu origem ao título financeiro, que deverá ser expresso de acordo com a moeda selecionada. No nosso exemplo o valor digitado foi de R$ 3.000,00. O Valor total é preenchido automaticamente pelo sistema, ele representa a soma total de todos os eventos na pasta Detalhes, descrita no 10º passo - Detalhamento histórico de eventos
.
Lançamento de título a pagar - Título a pagar - Valor Total e Valor Original
8º passo – Conta Bancária do pagamento
No campo Conta bancária do pagamento, na pasta Título a pagar, escolha uma das contas bancárias já cadastradas que serão exibidas na lista.
Caso seja necessário efetuar o cadastro de uma nova conta bancária para o fornecedor selecionado para os valores de títulos financeiros, que ainda não conste na tabela Contas bancárias, será preciso cadastrar a conta na pasta Informações Bancárias na tela de Cadastro do Fornecedor vinculado a operação.
Lançamento de título a pagar - Título a pagar - Conta bancária do pagamento
Nota
É possível gerar um título sem registrar qual a conta bancária do pagamento, porém isto será necessário
no ato do pagamento.
9º passo – Código Alternativo
No campo Código alternativo, da pasta Título a pagar, informe o código referente a este título em outro sistema. Este campo é utilizado para facilitar a integração do módulo SAGRES com outros sistemas.
Lançamento de título a pagar - Título a pagar - Código alternativo
10º passo – Detalhamento histórico dos eventos:
Na pasta Detalhe é possível detalhar os valores dos eventos que, somados, determinam o valor total do título financeiro. O sistema irá gerar o detalhe Original, utilizando alguns dados da pasta Título a pagar para formular o histórico original, são eles: a Descrição, a data de geração que será igual à Data de vencimento e o valor que será igual ao Valor original informado.
Além disso, os campos Plano de conta* e Centro de custo* são inicializados vazios, cabendo ao usuário informa qual(is) plano(s) de conta e centro(s) de custo estão envolvidos em cada um dos detalhes. No caso dos centros de custo, também é necessário informar a porcentagem que cabe a cada um. A caixa de seleção Origem define o centro de custo que preencherá o campo Origem da pasta Título a pagar.
Fragmento da interface Título a pagar - Pasta Detalhe - Registro histórico dos eventos
Para aprender a detalhar os eventos ocorridos e definir o plano de conta e centro de custo neste título observe a animação a seguir:
Animação de detalhamento do histórico do título
Observe que após adicionar o evento "FRETE A CARGO DA INSTITUIÇÃO" o
Valor Total passa a ser
R$2.800,00, logo o Valor Total na pasta
Título a pagar também será alterado. Por outro lado o Valor Original continuará o mesmo, porque este valor está ligado ao evento Original e este evento é de tipo Ordinário.
Atenção
Nota 1:
Recomenda-se que o
Plano de conta e o
Centro de custo sejam bem detalhados para que o usuário obtenha relatórios precisos no ato da emissão.
Nota 2:
Se for necessário efetuar o cadastro de um plano de conta ou de um centro de custo, que ainda não conste nas respectivas tabelas, siga as instruções existentes na página referente ao
Plano de contas ou ao
Centro de custo.
11º passo - Dados de reembolso
Ao realizar um reembolso para o cliente referente a um ou mais pagamentos feitos pelo mesmo, o sistema irá criar um título a pagar preenchido automaticamente. Este título terá a pasta Dados de reembolso preenchida com resumos dos títulos a receber que foram reembolsados. Este título terá a situação "A vencer", já que cabe a instituição decidir como lidar com este crédito do cliente.
Fragmento da interface Título a pagar - Pasta Dados de reembolso
12º passo - Observações
A pasta Observações é um área destinada a escrita de informações que o usuário do sistema julgue como relevantes sobre o estado deste título. Podem ser explicados motivos de um estorno, de atrasos, de juros/multas aplicados ou removidos, ou qualquer outra situação.
Fragmento da interface Título a pagar - Pasta Observações
13º passo - Dados da nota fiscal
Nesta pasta o usuário pode informar os dados referentes a uma nota fiscal que esteja vinculada a títulos. Caso ocorram, importe o arquivo através do botão Importar referente a nota fiscal e preencha os campos Número, Emissão e Série presentes na nota. Para visualizar o arquivo clique em Visualizar.
Fragmento da interface Título a pagar - Pasta Dados da nota fiscal
14º passo - Geração de título
Para registrar esse título financeiro, após preencher todas as informações descritas nos passos anteriores utilizar a função
Salvar, presente menu
Registro e na barra de ferramentas.
Menu Registro - Salvar - Geração de Título
Nota
As interfaces de contrato ordinário e renegociação de contrato oferecem a funcionalidade de lançamento automático de títulos de acordo com as regras estabelecidas para a geração das parcelas. O acesso às interfaces de contrato é feito pelos itens de mesmo nome no menu Contrato.
Durante este processo o sistema pode emitir alguns alertas caso dados dos campos de preenchimento obrigatórios não sejam fornecidos. A seguir, alguns exemplos destes alertas:
Aviso caso o campo Descrição da pasta Título a pagar não seja preenchido
Aviso caso a soma dos eventos da pasta Detalhes resulte em um valor negativo
Aviso caso o campo Fornecedor ou o Plano de contas
da pasta Detalhes não sejam preenchidos
Aviso caso o campo Centro de custo da pasta Detalhes não seja preenchido
Aviso caso o campo Geração da pasta Detalhes não seja preenchido
Nota
Este alerta deve ser corrigido na interface
Fornecedor acessível no menu Cadastro > Fornecedor > Pessoa física ou Cadastro > Fornecedor > Pessoa jurídica, a depender do tipo do fornecedor em questão.
Aviso caso estejam faltando dado do cliente
